Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest HydroSpark spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Świnoujściu (72-600), przy ul. Gabriela Narutowicza 20, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001256208, NIP 8551614386, REGON 545318415 („Administrator”).

Polityka opisuje przetwarzanie danych w związku z korzystaniem ze strony hydrospark.pl oraz z kontaktem i realizacją usług. Zasady współpracy określa Regulamin świadczenia usług (§18 dotyczy danych osobowych).

2. Kontakt w sprawie danych

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@hydrospark.pl lub zadzwoń: +48 507 769 024.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych — obowiązek ten nie wynika z art. 37 RODO dla prowadzonej działalności. Zgłoszenia obsługujemy pod adresem wskazanym powyżej.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od formy kontaktu i etapu współpracy możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko (lub nazwę firmy),
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• miejscowość oraz adres miejsca wykonania usługi,
• zdjęcia i pliki, które dobrowolnie załączasz do zgłoszenia (dokumentacja awarii lub instalacji),
• dane niezbędne do wystawienia faktury (dane firmy, NIP, adres) — wyłącznie gdy zlecasz usługę,
• treść wiadomości i korespondencji dotyczącej zlecenia,
• dane techniczne: adres IP, data i godzina żądania, typ przeglądarki — zapisywane w logach serwera.

Nie zbieramy danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO). Prosimy o nieumieszczanie w treści zgłoszenia informacji, o które nie pytamy.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Odpowiedź na zapytanie, wycena, umówienie oględzin i realizacja usługi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy i jej wykonanie).
• Wystawianie faktur i prowadzenie ksiąg — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości, w tym e-fakturowanie w KSeF).
• Rozpatrywanie reklamacji oraz obsługa gwarancji — art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO.
• Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
• Bezpieczeństwo serwisu i ochrona przed nadużyciami (logi, limity zgłoszeń, filtr antyspamowy) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Analityka statystyczna ruchu na stronie — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda wyrażona w banerze cookies; możesz ją wycofać w każdej chwili).
• Działania marketingowe — wyłącznie na podstawie odrębnej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

5. Okres przechowywania danych

• Zapytania, które nie zakończyły się zleceniem — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Dokumentacja realizacji (protokoły, zdjęcia, ustalenia) — przez okres gwarancji i rękojmi oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
• Dokumenty księgowe i podatkowe — 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (obowiązek ustawowy).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania.
• Logi serwera — przez okres niezbędny do diagnostyki i zapewnienia bezpieczeństwa, zwykle nie dłużej niż 12 miesięcy.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzone podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów:

• dostawca hostingu strony i poczty elektronicznej,
• dostawca narzędzi analitycznych (Google — patrz sekcje 7 i 8),
• biuro rachunkowe oraz dostawcy oprogramowania do fakturowania,
• kancelaria prawna i firma windykacyjna — w razie dochodzenia roszczeń,
• organy administracji skarbowej — w zakresie wynikającym z przepisów, w tym e-fakturowania w KSeF,
• podwykonawcy i specjaliści realizujący zlecenie — w zakresie potrzebnym do wykonania usługi (imię, telefon, adres realizacji).

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystamy z Google Analytics 4. Dostawcą usługi jest Google Ireland Limited, a dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych. Podstawą transferu są decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony w ramach Data Privacy Framework oraz standardowe klauzule umowne (art. 45–46 RODO).

Transfer następuje wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na cookies analityczne. Bez zgody pomiar działa w trybie bezplikowym (Consent Mode v2) i nie pozwala na identyfikację osoby.

8. Cookies i analityka

Strona korzysta z Google Analytics 4 w celach statystycznych. Cookies analityczne zapisujemy wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies (Google Consent Mode v2 — bez zgody pomiar odbywa się bezplikowo i nie pozwala na identyfikację osoby). Zgodę można w każdej chwili wycofać lub zmienić przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony.

Logi serwera (adres IP, czas żądania) przetwarzamy w celach bezpieczeństwa i diagnostyki, niezależnie od zgody na cookies — podstawą jest prawnie uzasadniony interes.

9. Mapa Google na stronie Kontakt

Na stronie Kontakt udostępniamy mapę Google z lokalizacją naszej siedziby. Wyświetlenie mapy powoduje połączenie Twojej przeglądarki z serwerami Google, które mogą odczytać m.in. adres IP i informacje o urządzeniu — zgodnie z polityką prywatności Google.

Dlatego mapa nie ładuje się automatycznie. Domyślnie widzisz podgląd z adresem i przyciskiem „Pokaż mapę Google” — połączenie z Google nawiązuje się dopiero po Twoim kliknięciu. Jeśli wcześniej wyraziłeś zgodę na cookies, mapa ładuje się od razu; zgodę możesz wycofać w każdej chwili linkiem „Ustawienia cookies” w stopce.

10. Formularz kontaktowy i przesyłane zdjęcia

Formularz na stronie pozwala dołączyć zdjęcia awarii lub instalacji — maksymalnie 5 plików, każdy do 5 MB, w formatach JPEG, PNG, WebP lub HEIC. Załączanie zdjęć jest dobrowolne; służą wyłącznie do przygotowania wyceny i realizacji zlecenia.

Formularz jest zabezpieczony przed nadużyciami: stosujemy ukryte pole antyspamowe (honeypot) oraz limit liczby zgłoszeń z jednego adresu IP w oknie czasowym. W tym celu adres IP jest tymczasowo zapisywany po stronie serwera.

11. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych, „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).

Masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

12. Brak profilowania

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Statystyki analityczne mają charakter zbiorczy i nie służą do oceny pojedynczych osób.

13. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne, abyśmy mogli odpowiedzieć na Twoje zgłoszenie, przygotować wycenę i zrealizować usługę. Brak podania danych może uniemożliwić kontakt zwrotny. Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym przy rozliczeniu zlecenia.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowane połączenie HTTPS/TLS na całej stronie i przy wysyłce formularza, ograniczony dostęp do skrzynki i dokumentacji wyłącznie dla osób realizujących zlecenie, kopie zapasowe oraz weryfikację typu i rozmiaru przesyłanych plików.